Si en tus planes de desarrollo tu empresa está considerando adquirir un Portal de Proveedores, hay características clave de un buen portal de Proveedores que debes tener en cuenta, pues si bien el principal objetivo de estas herramientas es facilitar y optimizar la comunicación, cadena de suministros y pago con tus proveedores, hay características clave que no debes dejar pasar, pues estas contribuirán a la mejora operativa y crecimiento empresarial.
A continuación te presentamos las características clave de un Portal de Proveedores
Automatización de Procesos:
Esta es una característica que no debes omitir, pues es el corazón de la existencia de estas herramientas, cuando estés eligiendo un Portal de Proveedores debes analizar si este te permite automatizar las principales tareas de tus cuentas por pagar que son: recepción y validación de facturas, actualización de datos, gestión de pagos, etc. pues son tareas que ahorran tiempo y recursos en tu labor.
Comunicación directa y efectiva:
Un buen diseño y estructura de un Portal de Proveedores facilita la comunicación bidireccional entre la empresa y sus proveedores; funcionalidades clave como notificaciones en tiempo real, apartado de comunicados, flujo sencillo y directo aporta mucho a la relación con tus proveedores, pues aseguran una comunicación fluida reduciendo malentendidos y retraso en los procesos.
Documentación centralizada:
La información de tus proveedores es un recurso indispensable en esta relación. Un buen Portal de Proveedores te debe permitir el almacenamiento, y un esquema de actualización de información intuitivo y eficiente para tener al día la documentación necesaria; esto sin dejar pasar que el acceso; además de rápido, debe ser seguro y confidencial tanto para tus proveedores como para el personal de tu empresa que necesite acceder a esta.
Cumplimiento fiscal y normativo
Un buen Portal de Proveedores debe incluir sin excusa con la validación no solo de facturas ante el sat, con el objetivo de brindarte la seguridad de que las facturas que te envíen tus proveedores son fiscalmente válidas; sino de tus proveedores para darte la certeza de que estás trabajando con un proveedor cumplido que no se encuentra dentro de las listas negras del SAT clasificado como EFO.
Programación de Pagos
Una de las principales problemáticas que tienen las empresas; y por la cual buscan un Portal de Proveedores es la gestión de pagos y recepción de facturas, por lo que al elegir un Portal deberás cerciorarte que este cumple no solo con estas características; sino que son automatizadas es decir, una vez que tu proveedor envía la factura al portal debe seguir cierto flujo para su debido tratamiento; por ejemplo, se notifica al encargado para la autorización y programación de pagos, evitando no solo la perdida de facturas en primer lugar, sino el retraso o cancelación de entrega de mercancía por pagos retrasado o incluso pagos duplicados.
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Soporte técnico y actualización constante en un buen Portal de Proveedores
El software soñado no solo cumple con las características antes mencionadas, sino que además se preocupa por brindarte una experiencia óptima tanto en uso como atención a empresas como a proveedores. Tener la confianza de que podrás consultar al equipo de soporte técnico cuando sea necesario para resolver problemas o brindar asistencia es esencial en un Portal de Proveedores, además mantenerse actualizado constantemente es importante, pues significa que se es relevante en un mundo empresarial en constante crecimiento.
En resumen, un buen Portal de Proveedores deberá facilitarte la colaboración y la gestión de tu empresa con tus proveedores, mejorando la transparencia y la comunicación en tus relaciones comerciales.
Por fortuna existe PortaldeProveedores.mx el software especializado en la gestión de proveedores que cumple con estas y más características, haciendo que tu experiencia en la gestión de proveedores sea además de satisfactoria, enriquecedora y estratégica por ambas partes. Agenda una llamada y conoce más sobre el Portal de Proveedores que llevará a tu empresa al siguiente nivel.
