Cuando una empresa tienen muchos proveedores se dificulta la administración y gestión de su información y suelen surgir dificultades derivadas del descontrol de información; por ejemplo, pagos duplicados, trabajar con proveedores EFOS, etc. Por ello te mencionamos algunos de los beneficios de tener todos los datos y documentación de tus proveedores en un solo punto de entrada.
Facilidad de acceso:
Mantener toda la información de tus proveedores en un solo lugar, no solo facilita la ubicación de documentación; podrás consultar y enviar la documentación dentro de tu organización a cualquier colaborador, facilitando el acceso a esta información para cualquier colaborador que necesite acceder a ella.
Ahorro de tiempo:
¿Te ha pasado que buscas alguna factura, RFC o Constancia de situación fiscal o documentación de tu proveedor por todos lados (correo, WhatsApp, drive, etc) y no la encuentras? Al almacenar la información en un único punto de entrada evitas tener que buscar esta información en diferentes sistemas o archivos, lo que te puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.
Mejora de la toma de decisiones:
Imagina que un proveedor te solicita el pago de productos o materia prima que ya entrego y menciona que te mando la factura por correo electrónico, pero por más que buscas no la logras encontrarla; tener administrar la información desde un solo lugar te permite visualizar las facturas recibidas contra los pagos reportados y confirmar si vas al día con los pagos, entregas, facturas, etc.
Mejora de la gestión de riesgos:
Una gestión eficiente de la información se simplifica al tener un único punto de entrada, lo que te permite tener una visión completa del funcionamiento de tu negocio y un panorama realista de los próximos pasos a tomar con tus proveedores. De esta manera, podrás tomar decisiones más informadas y estratégicas, como la negociación de mejores condiciones de pago o la validación de tus proveedores ante las instituciones financieras. Además, al verificar el historial de tus proveedores y su cumplimiento con las políticas de entrega y reembolso, podrás detectar posibles incumplimientos y buscar nuevos proveedores que se ajusten mejor a las necesidades de tu empresa
Mejora de la comunicación:
Además de mejorar la relación comercial y conseguir mejores términos de negociación con tus proveedores, tener toda la información a la mano, te ayuda no solo a comunicarte de forma más efectiva y ágil, es un factor determinante para la toma de decisiones y la relación comercial, ayudándote a identificar puntos débiles y oportunidades para mejorar la relación, promoviendo la colaboración mutua para mantener una mejor relación comercial.
Mayor eficiencia:
Como en todos los departamentos de una empresa, es de vital importancia mejorar la eficiencia, y el departamento de Cuentas por Pagar no es la excepción; en este sentido tener la información de tus proveedores en un único punto de entrada es una herramienta valiosa para lograrlo. Con una gestión centralizada de la información y un control riguroso de la documentación, podrás optimizar tus procesos y mejorar la calidad de tus transacciones comerciales, lo que se traducirá en un mayor crecimiento y rentabilidad de tu negocio.
Por lo tanto, un control riguroso de la documentación de tus proveedores te permite verificar su cumplimiento con las normas y regulaciones vigentes, así como con los términos y condiciones acordados en los, contratos logrando una mejor relación comercial y a una mayor satisfacción por parte de los proveedores, obtén todos los beneficios de tener la información de tus proveedores en un solo lugar con PortaldeProveedores.mx, pues nuestro software cuenta con un módulo de Expedientes Digitales que te permite recibir, organizar y resguardar los documentos de tus proveedores, creando un expediente de fácil acceso, seguro y exclusivo para tu empresa.
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