Aunque no puedes evitar tener problemas con tus proveedores, hay situaciones que se pueden enfrentar de mejor manera y aunque la solución para administrar proveedores puede sonar tan sencilla como tener una buena administración de tus cuentas por pagar, en la práctica representan trabajo y buena organización con tus proveedores.
Una buena administración de tus cuentas por pagar evitará interrupciones en tu cadena de suministro, que tengas que pagar intereses excesivos y mejorará los resultados de tu departamento de cuentas por pagar
Problemas más comunes con tus proveedores
1.Falta de comunicación:
Es uno de los errores más comunes al administrar proveedores ya que al tener diversos medios para contactarlos; ya sea por mail, mensajes, llamadas y otros, se dificulta mantener una comunicación adecuada, y seguramente has tenido uno o más malentendidos.
Establecer un medio de comunicación concreto y un sistema que concentre toda la información de tus proveedores, te permitirá consultar y mantener comunicación directa; mejorara la relación y evitar errores de cualquier tipo.
2. Incumplimiento en los plazos de entrega:
Establecer políticas claras sobre el uso, las formas de pago, plazos de entrega, etc. es muy importante para que tus proveedores tengan conocimiento sobre las acciones a realizar para cumplir al 100% con la mercancía que te entregan y obtener sus pagos a tiempo.
3. Falta de mercancía o desigualdad en el producto entregado:
Asigna una persona a cargo de recibir los productos solicitados; que verifique que es lo que se va a recibir y las condiciones en las que deberá entregar: tamaño, color, grosor, forma, etc. y que esto coincida tanto con la orden de compra como con la factura.
4. Insuficiencia en el material solicitado:
Si compras en grandes cantidades de un mismo producto mantén relación con diversos proveedores cuidando que la calidad de sus productos sea lo que necesitas.
5. Incumplimiento en los plazos de pago:
Recibir las facturas de pago por mail, es muy común, sin embargo se pueden perder y olvidar al recibir correos de todo tipo; con un sistema automatizado como PortaldeProveedores.mx los autorizadores recibirán notificaciones de las facturas pendientes, además podrán programar los pagos, garantizando que se hagan en las fechas establecidas.
6. Expedientes desactualizados:
Los expedientes físicos además de ser obsoletos, representan mucho trabajo para un área de cuentas por pagar que maneja más de 20 proveedores.
Crea expedientes digitales para tener un mayor control, además podrías usar un sistema automatizado como PortaldeProveedores.mx que te ayudará a detectar documentos faltantes y desactualizados
7. Falta de confianza en tus proveedores:
La vulnerabilidad de información a la que tu empresa se expone al confiar en un proveedor, se puede solucionar estableciendo cláusulas de confidencialidad.
Además es importante establecer procesos de auditoria para verificar no solo la validez de la empresa si no para evitar delitos fiscales, por ello es importante verificar si alguno ingresa a las listas negras del SAT
Llevar un seguimiento en papel y lápiz, Excel, es de los métodos más comunes que existen al gestionar proveedores; sin embargo puedes hacer uso de herramientas tecnológicas que faciliten y automaticen tu proceso ahorrándole tiempo y dinero a tu departamento de cuentas por pagar
PortaldeProveedores.mx es la solución a más de uno de los problemas antes mencionados, ya que te brindamos un software especializado en la nube que automatiza y estandariza los principales procesos de tu departamento
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