Cuando un proveedor te manda un CFDI con datos incorrectos, no se trata de un error menor, pues tiene consecuencias directas en tus obligaciones fiscales y en la validez de tu contabilidad, detallamos algunos casos que podrás tomar en cuenta para saber cuando cancelar una factura y cómo proceder para evitar riesgos fiscales.

En este artículo te explicamos cómo actuar según las disposiciones del SAT 

Casos en los que debes solicitar cancelar una factura a tu proveedor

Los errores más comunes en un CFDI que requieren su cancelación son: 

• Datos fiscales incorrectos: RFC, Razón social o Régimen fiscal equivocado 
• Errores en la descripción del producto /servicio según el catálogo del SAT
• Monto o impuestos mal calculados 
• Fecha o forma de pago incorrecta 
• Uso de CFDI incorrecto 
• Errores en la relación con otros CFDI (anticipo, complemento de pago, notas de crédito) 
• Cuando se expide más de una factura por la misma operación
• Cuando un cliente devuelve un producto o un servicio; por lo que es necesario cancelar una factura y emitir un CFDI de egreso

¿Por qué no debes registrar un CFDI con errores en tu contabilidad?

Si identificas alguno de los errores anteriores, evita registrar la factura en tu contabilidad, ya que puede distorsionar tus estados financieros y generar problemas fiscales como:

• Si cancelaciones son frecuenta o no justificadas; aumentar la probabilidad de una auditoria ante el SAT
  
• Pérdida de deducciones o acreditamiento de IVA.
  
• Riesgo de sanciones por usar comprobantes fiscales no válidos que van desde 5% al 10% del valor del comprobante.

Proceso cancelar una factura correctamente 

La cancelación de un CFDI debe realizarse a través del portal del SAT y, en algunos casos, requiere la aceptación del receptor. El procedimiento recomendado es:

1. Notifica a tu proveedor sobre el error.
   
2. Solicita la cancelación del CFDI.
   
3. Acepta la cancelación (si aplica) mediante el buzón tributario.
   
4. Verifica que el estatus de la factura aparece como cancelado.
   
5. Recibe el CFDI sustituto y valida que el UUID sea diferente al anterior.
   
6. Conserva el registro y la documentación que respalde la cancelación.
   
7. Contabiliza únicamente el CFDI válido para evitar discrepancias fiscales.
   

¿En qué casos se requiere aceptación para cancelar una factura?

• Cuando la factura tiene un monto mayor a $1,000 y la cancelación se solicita después de 24 horas de emitida.
  
• Cuando la factura debe ser sustituida por una nueva.
  

El receptor tiene un plazo de tres días hábiles para aceptar cancelar una factura. En caso contrario, la factura se considera vigente de forma ficticia.

Medidas preventivas para evitar riesgos con CFDI cancelados o apócrifos

Para minimizar riesgos en la recepción y aceptación de CFDI, el Portal de Proveedores de Focaltec es una herramienta estratégica que fortalece el control de facturas y la relación con proveedores.

• Valida automáticamente los CFDI para detectar errores o alteraciones y te alerta desde la recepción si el comprobante fue cancelado o no está vigente.
  
• Verifica si tus proveedores aparecen en el listado 69-B del SAT, evitando recibir facturas de empresas identificadas como EFOS.
  
• Detiene facturas con inconsistencias, evitando que avancen en el flujo de autorización de pago y asegurando que solo se procesen comprobantes fiscales válidos.
  

Cancelar una factura; no es solo un trámite administrativo, es una práctica indispensable para garantizar la integridad de tu contabilidad y el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Detectar y corregir a tiempo los errores en facturas, evita sanciones y asegura la deducibilidad; por lo que es importante realizar siempre una comprobación de facturas antes de registrarlas en contabilidad

Con Portal de Proveedores, tu empresa mantiene un control sólido en la recepción de facturas, protege su deducibilidad fiscal y fortalece la relación con proveedores confiables.