La recepción de facturas electrónicas es un proceso que puede consumir mucho tiempo y recursos en el departamento de Cuentas por Pagar de una empresa, gracias a la tecnología se pueden optimizar estos procesos, haciendo esta gestión algo mucho más rápido y simple, a pesar de que la gestión manual es la técnica más usual en la recepción de facturas, cuanto más grande sea tu empresa, el volumen de facturas que se deben organizar es mayor, lo que implica un gasto de recursos mayor, por lo tanto, la gestión manual puede afectar el ritmo y funcionamiento de tu empresa, retrasando los procesos y por ende reducir la eficacia. 

Cómo saber si necesito automazar la recepción de facturas electrónicas 

-Tienes 10 o más proveedores 

-Recibes más de 100 facturas mensuales de proveedores 

-Tu empresa está creciendo y cada vez se te complica más validar las facturas de forma individual 

-Has perdido una o más facturas de tus proveedores 

-Se han retrasado uno o más pago a tus proveedores porque se te ha dificultado identificar sus facturas 

Beneficios de optimizar y automatizar la recepción de facturas

-Mantienes la información de tus proveedores actualizada y al instante 

-Encuentras los documentos, facturas y detalles de tus proveedores en instantes evitando la perdida de información. 

– Mantienes la información encriptada y bajo seguridad

-Diminuyes los errores humanos, como las duplicidades, falta de pago, etc. aumentando la eficiencia de tu departamento 

-Agilizas el trabajo del departamento de Cuentas por pagar, facilitando las tareas administrativas y reduciendo el tiempo dedicado a esta tarea 

Ahora bien, si consideras que tu empresa tiene la necesidad de digitalizar sus procesos de recepción, validación y gestión de proveedores, este proceso te ayudará a tener una visión más clara para optimizar tus facturas.  

1. Identifica el problema 

Con los beneficios y problemáticas antes mencionadas podrás tomar una decisión, pues evaluar si alguno de estos escenarios o necesidades ocurren en tu empresa, te llevarán decidir si tu empresa está preparada y/o necesita un portal para la recepción de tus facturas electrónicas. 

Como consejo, si te enfrentas dos o más problemáticas de las antes mencionadas, debes considerar y comenzar a buscar una alternativa que te permita agilizar tus procesos y mejorar tus resultados. 

2. Encuentra la solución

 

Ahora bien, ya que identificaste el problema y la necesidad de optimizar y automatizar la recepción de facturas, realiza una búsqueda para elegir la mejor solución, te presentamos algunos de los beneficios que PortaldeProveedores.mx tiene para ti: 

  • Reglas personalizadas de recepción: Establece los requisitos mínimos que deben enviar tus proveedores para sustentar tu factura 
  • Flujos de aprobación: Configura flujos de aprobación automáticos para acortar tiempos, estableciendo un orden especifico para la revisión, aprobación de facturas entre departamentos y proveedores. 
  • Monitoreo de proveedores en listas del SAT: Toda tu lista de proveedores en continuo monitoreo contra listas de EFOS y No localizados del SAT
  • Recepción centralizada: Recibe todas las facturas de tus proveedores en un único punto de entrada, facilitando su localización. 
  • Estados de facturas: Obtén visibilidad total del status de tus facturas: autorizadas, no autorizadas, pagadas y pendientes de pago
  • Validación automatizada: Válida todas las facturas recibidas: detecta duplicidad, alteraciones, errores de RFC, requisitos anexos 20, EFOS, etc.
  • Expedientes digitales: Facilita la recepción, organización y resguardo de los documentos de tus proveedores para crear un expediente  en la nube de fácil acceso, seguro y exclusivo para tu empresa
  • Integración directa con cualquier ERP: c​​ontamos con conectores para los principales ERP del mercado

Si quieres conocer más sobre PortaldeProveedores.mx, contáctanos para asesorarte sobre las mejores prácticas para la optimización de recepción de facturas y gestión de proveedores.