Probablemente actualmente solo mides los pagos pendientes y realizados, sin embargo, existen otros indicadores que debes tomar en cuenta que representaran ventajas competitivas muy importantes para la empresa, que te ayudaran a optimizar el tiempo de gestión de los documentos, conseguir visibilidad de todo el proceso y mejorar la relación con proveedores. En este blog te platicamos sobre 7 kpis imprescindibles para un departamento de Cuentas por Pagar, comienza a mejorar procesos.
- Mide el tiempo del proceso de validación de facturas
La validación de facturas habitualmente implica una serie de pasos que se realizan de forma manual, que ciertamente van acompañados de errores con los que se pierde dinero y tiempo importante para las empresas.
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- Mide el tiempo de aprobación de pagos
Aprobar pagos es un proceso que involucra a distintas áreas y tener visibilidad sobre la información de los mismos es vital para no cometer errores y evitar duplicidad de los mismos, así como pérdida de información y descontrol del presupuesto. En este punto es importante medir lo que tarda cada área en responder o aprobar los pagos.
- Medir el ahorro que se tiene al mantener una buena comunicación con los proveedores
Cuanto mejor sea la relación con los proveedores (comunicación clara y transparente, pagos puntuales o anticipados), mejores beneficios económicos y prácticos obtendrás como entregas prioritarias, puntuales o descuentos por pronto pago.
- Medición de errores y tiempos de espera en la gestión de facturas
Como lo son:
- Factura suspendida: facturas en pausa, porque todavía no ha llegado la mercancía solicitada.
- Facturas canceladas: ya sea porque son duplicadas o erróneas o no cumplen con los requisitos que la empresa solicita.
- Facturas pendientes de verificar: control de facturas recibidas en espera de verificar o revisar.
- Facturas pendientes de aprobación: número de facturas en espera de aprobación
- Número de facturas recibidas, aprobadas y rechazadas en períodos determinados
Se desglosan por día, mes y tipo de factura, con pedido de compra, sin pedido de compra, con o sin complementos de pago.
- Cumplimiento de plazos de pago
Controlar los periodos medios de pago para ver si se está cumpliendo o no con las condiciones pactadas en los contratos.
- Gasto total por proveedor
Con este KPI se controlan las categorías de compras que significan un mayor volumen de gasto para la empresa.
Si actualmente intentas llevar el control de estos medidores y es una tarea que se dificulta o no se cumple, ya sea por falta de tiempo o por la dificultad que representa al involucrar a distintas áreas de la empresa, es momento de automatizar este proceso, contar con un software o portal como Portaldeproveedores.mx, que además de permitirte tener esta información, te ahorrará tiempo en todas las áreas involucradas al tener visibilidad de la información y herramientas que te ayuden a tener en orden los documentos y validadas las facturas que recibes de tus proveedores, así como recibir alertas de pago para eficientar procesos y evitar pérdida de dinero.
